Xử lý tài liệu giấy hết hạn đúng cách là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp Xanh Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, mỗi doanh nghiệp tích lũy một khối lượng lớn tài liệu giấy như hợp đồng, hóa đơn, báo cáo nhân sự, hồ sơ kế toán hay các chứng từ giao dịch. Khi các tài liệu này hết hạn lưu trữ theo quy định, chúng không chỉ trở thành gánh nặng về mặt không gian lưu trữ mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng về pháp lý, bảo mật thông tin và tác động môi trường. Xử lý tài liệu giấy hết hạn đúng cách không đơn thuần là tuân thủ các quy định của pháp luật, mà còn là dấu ấn quan trọng thể hiện cam kết của doanh nghiệp với phát triển bền vững. Đây chính là tiêu chí then chốt để một tổ chức được công nhận là "doanh nghiệp xanh" - xu hướng tất yếu trong bối cảnh toàn cầu đang hướng tới nền kinh tế tuần hoàn và trách nhiệm môi trường. Tại sao cần xử lý đúng cách? Góc độ pháp lý Pháp luật Việt Nam có quy định rõ ràng về thời hạn lưu trữ và phương thức tiêu hủy các loại tài...
Trong quy trình quản lý và xử lý tài liệu hết hạn lưu trữ, nhiều cơ quan, tổ chức thường chỉ chú trọng đến các bước trước khi tiêu hủy như lập danh mục, họp Hội đồng xét hủy, xin quyết định... nhưng lại bỏ qua hoặc thực hiện sơ sài khâu quan trọng cuối cùng: lập biên bản nghiệm thu, xác nhận việc tiêu hủy tài liệu . Thực tế, biên bản nghiệm thu tiêu hủy tài liệu sau khi kết thúc thời hạn lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo minh chứng pháp lý, bảo vệ tổ chức và cá nhân trước các rủi ro kiểm tra, thanh tra của cơ quan chức năng theo Luật Lưu trữ 2024. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về ý nghĩa, nội dung và yêu cầu đối với biên bản nghiệm thu tiêu hủy tài liệu. 1. Ý nghĩa pháp lý của biên bản nghiệm thu tiêu hủy tài liệu 1.1. Bằng chứng hợp lệ về việc thực hiện đúng quy trình Biên bản xác nhận tiêu hủy là bằng chứng pháp lý hợp lệ chứng minh rằng tổ chức, cơ quan đã thực hiện đúng quy trình tiêu hủy tài liệu hết hạn lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ...