I. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ
Các loại sổ sách thống kê trong lưu trữ gồm:
1. Sổ nhập tài liệu lưu trữ (Mẫu số 1)
Sổ nhập tài
liệu lưu trữ được ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục
Lưu trữ Nhà nước.
- Khái niệm.
Sổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi
tình hình nhập tài liệu vào các
phòng, kho lưu trữ.
- Tác dụng.
+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho các lưu trữ theo dõi để
nắm được những đơn vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao
nộp vào kho lưu trữ, các phông tài liệu có trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu
khi giao nộp vào kho lưu trữ.
+ Các số liệu thống kê trong sổ nhập giúp cho các lưu trữ có
kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và xây dựng kế
hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp.
- Cấu tạo.
+ Tờ bìa: Được lập trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm)
2. Mục lục hồ sơ
3. Sổ đăng ký mục lục hồ sơ (Mẫu số 3)
Sổ đăng ký
Mục lục hồ sơ được ban hành theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 của Cục
Lưu trữ Nhà nước.
Ở mỗi phòng, kho lưu trữ nhiều mục lục hồ sơ, để thống kê số
lượng các mục lục đó nhằm quản lý tốt và hỗ trợ tra tìm tài liệu nhanh chóng cần
phải lập sổ thống kê mục lục hồ sơ. Ở những
kho lưu trữ có số lượng Mục lục hồ sơ ít
thì không cần lập sổ đăng ký Mục lục hồ sơ.
- Khái niệm:
Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là sổ thống kê các cuốn mục lục hồ
sơ trong từng phông lưu trữ và trong từng
kho lưu trữ.
- Tác dụng:
+ Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là công cụ nhằm thống kê số lượng
mục lục hồ sơ có trong phòng kho lưu trữ
giúp cho việc quản lý chặt chẽ các cuốn Mục lục hồ sơ.
+ Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là công cụ hỗ trợ cho việc tra
tìm tài liệu trong phòng kho lưu trữ. Căn cứ
vào sổ đăng ký Mục lục hồ sơ, cán bộ lưu trữ nhanh chóng lựa chọn cuốn mục
lục hồ sơ cần thiết phục vụ tra tìm tài liệu theo yêu cầu.
4. Báo cáo thống kê tổng hợp (Mẫu số 4)
- Báo cáo thống kê tổng hợp dùng để thống kê tổng hợp số liệu
về: tài liệu của kho lưu trữ, tình hình kho tàng, điều kiện bảo quản, tình hình
cán bộ…
- Biểu mẫu báo cáo thống kê tổng hợp được thực hiện theo biểu
mẫu ban hành kèm theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ.
5. Sổ xuất tài liệu lưu trữ (Mẫu số 5)
Sổ xuất tài liệu lưu trữ có hai loại: Sổ xuất tạm thời và sổ
xuất hẳn tài liệu lưu trữ.
5.1. Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ (Mẫu số 5a)
- Khái niệm:
Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê việc
xuất những tài liệu có trả lại như: cho mượn sử dụng, đưa tài liệu ra chỉnh lý,
phục chế, tu bổ hoặc sao chụp…
- Tác dụng:
+ Giúp cho cơ quan quản lý lưu trữ nắm được những biến động
về tài liệu trong kho lưu trữ để quản lý chặt chẽ.
+ Theo dõi để thu về những tài liệu đã hết thời hạn cho mượn
mà cá nhân, đơn vị chưa trả.
+ Giúp lưu trữ có kế hoạch bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu
trữ.
5.2. Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ (Mẫu số 5b)
- Khái niệm.
Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê tình
hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ mà không thu hồi lại.
Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ được dùng để thống kê những tài
liệu được xuất vĩnh viễn ra khỏi kho lưu trữ.
- Tác dụng.
Thông qua sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ
giúp cơ quan quản lý lưu trữ nắm được số lượng, thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu đã chuyển khỏi kho lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ đề ra những kế hoạch,
biện pháp thích hợp trong công tác quản lý cũng như bảo quản và tổ chức sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
II. BẢO QUẢN SỔ SÁCH THỐNG KÊ
Cũng như tài liệu lưu trữ, các loại sổ sách thống kê trong
lưu trữ phải được bảo quản chu đáo, chặt chẽ.
Các loại sổ sách thống kê đều phải đánh số trang, số quyển,
đóng dấu giáp lai.
Các loại sổ sách thống kê đều phải thực hiện theo mẫu của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.
Không được sửa chữa, tẩy xóa trong sổ sách thống kê. Khi cần,
chỉ người có trách nhiệm mới được sửa chữa. Việc sửa chữa trong sổ sách thống
kê phải thật rõ ràng (không dập, xoá, tẩy mà chỉ được gạch một gạch ngang hoặc
gạch chéo để đọc được). Sửa chữa chỗ nào phải ký ra ngoài lề cạnh chỗ đó.
Các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản riêng. Chìa
khoá của các tủ để sổ sách thống kê chỉ được giao cho người có trách nhiệm giữ,
không mang ra ngoài nơi làm việc và không giao cho người khác giữ.
Sổ sách thống kê chỉ có người có trách nhiệm mới được sử dụng,
không cho người ngoài xem, không dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho
người sử dụng tài liệu.
Sổ xuất tài liệu của kho nào chỉ có người quản lý kho tài liệu
ấy giữ.