1. Tài liệu tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tác
Tham khảo tại: Dịch Vụ Hủy Giấy Tiến Trí
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác
nhau, bằng các phương pháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ,
trên da thú, khắc trên đá, trên kim loại, tài liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu
ghi âm, ghi hình… Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài liệu ảnh,
tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho
lưu trữ. Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền
vững khác nhau và chịu tác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi
trường.
Tài liệu giấy
Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số
chất khác liên kết chặt chẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau
cho ta các loại giấy khác nhau. Mức độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các
chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp các loại giấy như giấy in báo, in
typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm quang… Về
nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền.
Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ
bền của giấy: giấy dó được chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng
sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩy do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao.
Giấy được chế tạo bằng phương pháp công nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các
thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử dụng các chất tạo màu nên
độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách.
Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta
dùng mực. Mực là dung dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực
in, mực nho, mực dấu, mực can, mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc
vào các thành phần hóa học chế tạo ra chúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy,
càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.
Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo,
chất chống đóng cặn. Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực
khác nhau. Loại tài liệu cổ thường được viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ
bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu được tác động của ánh sáng và các
phản ứng hóa học khác.
Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại
hoặc nhựa cây có
màu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác
động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ
viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keo nhiều hơn nên trong quá
trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do đó ít bị
nhòe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm.
Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài
liệu. Giấy than và ruy băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng
(giấy than) hoặc bằng vải (ruy băng) và lớp mực. Mực của giấy than và ruy băng
là dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu. Do mực ở dạng đặc nên khi tài liệu hình
thành khả năng liên kết giữa giấy và mực của giấy than hạn chế, dễ bị phai mờ.
Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen
làm bằng than chì và đất sét. Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác
nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác nhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị
tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Nét bút chì màu dễ bị phai màu khi
chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.
Tài liệu ảnh, phim ảnh
Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy
ảnh, các hóa chất tạo nên hình ảnh. Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất
tạo nên nền phim, và các hóa chất xử lý hình ảnh.
Nền phim bằng nhựa nitrat xen-lu-lô có thể tự cháy trong môi
trường nhiệt độ cao; nền phim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lô có độ bền vững
cao.
Trong quá trình xử lý phim ảnh nếu còn để dư hóa chất trên
nền phim ảnh sẽ làm mờ hình ảnh và khi gặp môi trường thuận lợi, các hóa chất
sẽ tác động lẫn nhau xảy ra phản ứng hóa học gây mất hình ảnh.
Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh
thông qua quá trình phản ứng quang hóa do vậy tác động của các yếu tố nhiệt độ,
độ ẩm, ánh sáng đều làm ảnh hưởng đến tài liệu.
Tài liệu ghi âm
Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có
nhiều loại: ghi âm cơ giới, ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật
số.
Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước bề mặt đĩa
gây hỏng tài liệu.
Ghi âm từ tính kém bền vững, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu
bảo quản trong môi trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ.
2. Các nhân tố tự nhiên
Các nhân tố tự nhiên là những nhân tố gây hại rất lớn đối
với tài liệu lưu trữ. Nước ta có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm trên
bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờ biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao,
nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngoài ra ở nước ta còn có gió
Tây – Nam là loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảo quản tài
liệu ở nước ta rất phức tạp.
a. Nhiệt độ không khí
c. Ánh sáng
d. Bụi
e. Côn trùng và các loại gặm nhấm
3. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu
Đây là những nguyên nhân do con người gây ra. Con người có
thể có ý thức, có mục đích đánh cắp, phá hủy tài liệu, nhưng nhiều trường hợp
do vô ý hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc do điều kiện khách quan cũng gây
hư hại tài liệu lưu trữ.
Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường do
các thế lực đối lập, thù địch thực hiện, hoặc những trường hợp đã có những hành
vi vi phạm pháp luật tìm cách tiêu hủy tài liệu để xóa bằng chứng, dấu vết.
Vô ý thức gây hại cho tài liệu lưu trữ thường là do chính cơ
quan trực tiếp quản lý tài liệu, nhân viên lưu trữ và những người sử dụng tài
liệu. Việc thiếu kho tàng, phương tiện, điều kiện bảo quản tài liệu, thiếu hiểu
biết về chuyên môn, thiếu ý thức chấp hành các quy định về bảo quản, bảo vệ và
sử dụng tài liệu lưu trữ đều gây mất mát, hư hỏng tài liệu.