1. Nguyên tắc tính Đảng
Việc xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu cần bảo quản
phải xuất phát từ quyền lợi của giai cấp, của dân tộc; phải dựa trên lập trường
quan điểm của Đảng, để xem xét đánh giá
giá trị tài liệu.
Những tài liệu đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ phải bảo
vệ quyền lợi của giai cấp vô sản. Đặc biệt lưu ý khi xác định giá trị tài liệu
của các giai cấp đối kháng phải xem xét tài liệu đó phục vụ gì cho mục đích và
quyền lợi của giai cấp mình.
Nguyên tắc tính Đảng đòi hỏi phải gạt bỏ tư tưởng hẹp hòi, bản
vị, chủ quan khi xác định giá trị tài liệu.
Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân
tộc, của Đảng. Nó là những bằng chứng lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để nghiên
cứu lịch sử một cách chính xác. Việc xác định giá trị tài liệu phải đứng trên
quan điểm bảo vệ di sản văn hóa của dân tộc, vì thế khi xác định giá trị tài liệu
phải thật khách quan nhằm giữ và loại đúng tài liệu.
2. Nguyên tắc lịch sử
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ cả về nội
dung lẫn hình
thức và luôn mang đậm dấu ấn của thời đại đã sản sinh ra nó.
Tài liệu của mỗi thời kỳ lịch sử phản ánh trình độ nhận thức của con người về tự
nhiên, xã hội, phản ánh trình độ, kinh nghiệm lao động cải tạo tự nhiên, xã hội
ở thời kỳ lịch sử đó, do vậy khi xác định giá trị tài liệu, chúng ta phải luôn
luôn đặt tài liệu trong bối cảnh lịch sử tài liệu hình thành để xem xét và đánh
giá.
Mỗi thời kỳ, mỗi giai đoạn lịch sử có vai trò vị trí khác
nhau trong tiến trình lịch sử của đất nước, của dân tộc. Điều kiện hoàn cảnh lịch
sử, vai trò, vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân có ảnh hưởng đến giá trị của
tài liệu. Do vậy khi xét ý nghĩa của từng tài liệu, cần đặc biệt chú ý đến điều
kiện, thời gian…. mà tài liệu được hình thành để đánh giá.
Khi xác định giá trị tài liệu cần phải lưu ý những tài liệu
sản sinh trong thời lịch sử đặc biệt; tài liệu sản sinh ra trong những thời điểm
lịch sử trọng đại của dân tộc, của quốc gia và của Đảng.
Nguyên tắc lịch sử đòi hỏi khi xét giá trị của tài liệu quá
khứ không bao giờ được lấy ý kiến chủ quan thời gian hiện tại để xem xét tài liệu
đã được sản sinh ra trong quá khứ.
Để đảm bảo nguyên tắc lịch sử đòi hỏi người làm công tác xác
định giá trị tài liệu cần phải có những kiến thức lịch sử nhất định, phải hiểu
biết đặc điểm của từng thời kỳ để xem xét đánh giá đúng giá trị tài liệu.
3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp
Tài liệu không chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định, trái lại ý nghĩa của tài
liệu rất đa dạng và phong phú; khi xác định giá trị tài liệu cần xem xét giá trị
tài liệu trên nhiều lĩnh vực khác nhau: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học …
Khi xác định giá trị tài liệu ngoài việc xem xét đánh giá
giá trị về nội dung, nhiều tài liệu còn có giá trị về hình thức, ngôn ngữ, văn
phong, vật liệu hình thành tài liệu… cần xem xét đánh giá một cách toàn diện.
Trong thực tế, mỗi một
tài liệu cụ thể thường có mối liên hệ hữu cơ với tài liệu khác, nhiều tài liệu
chỉ có ý nghĩa khi đặt trong mối quan hệ với những tài liệu khác có liên quan;
nên khi xem xét giá trị tài liệu không được tách rời từng tài liệu riêng biệt
mà phải đặt tài liệu vào mối quan hệ với những tài liệu có liên quan.
Khi xem xét giá trị của
tài liệu phải chú ý đến ý nghĩa toàn quốc, đồng thời phải chú ý đến ý nghĩa từng
địa phương, từng ngành khoa học khác nhau để đánh giá đúng giá trị của tài liệu..
Tóm lại, các nguyên tắc nêu trên là những cơ sở phương pháp
luận quan trọng cần quán triệt khi tiến hành xác định giá trị tài liệu. Ba
nguyên tắc này có quan hệ chặt chẽ với nhau, tạo thành một chỉnh thể thống nhất
về xác định giá trị tài liệu.