1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu
Tiêu chuẩn
ý nghĩa nội dung tài liệu là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong xác định giá trị
tài liệu.
Nội dung của tài liệu là những vấn đề, sự kiện,
hiện tượng hoặc cá nhân cụ thể được phản ánh, được ghi lại trong tài liệu.
Ý nghĩa nội dung của
tài liệu phụ thuộc vào ý nghĩa của sự kiện phản ánh trong tài liệu. Tài liệu có
nội dung phản ánh những sự kiện quan trọng trong đời sống chính trị, kinh tế,
văn hoá của đất nước, ghi lại hoạt động của những cá nhân điển hình là những
tài liệu có giá trị cao về nội dung.
Ý nghĩa nội dung tài liệu phụ thuộc vào lượng thông tin về sự
kiện mà tài liệu phản ánh.
Ý nghĩa nội dung tài liệu còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng
tài liệu, mối quan hệ của tài liệu đối với cơ quan hình thành phông. Những tài
liệu có nội dung quan trọng nhưng không liên quan đến hoạt động của đơn vị hình
thành phông thì không giữ lại trong phông lưu trữ.
Khi xem xét ý nghĩa nội dung của tài liệu không thể xét
riêng rẽ mà phải đặt tài liệu trong mối liên hệ với những tài liệu khác.
Phải đọc kỹ nội dung tài liệu, không nên căn cứ vào tên gọi
của tài liệu để đánh giá giá trị tài liệu.
Vận dụng tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu vào thực tế
xác định giá trị tài liệu:
Đối với Phông lưu trữ Quốc gia: Những tài liệu có giá trị
cao về nội dung là những tài liệu phản ánh lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ
nước của dân tộc, tài liệu phản ánh các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước; phản ánh lịch sử xây dựng và phát triển của các ngành, các địa phương;
tài liệu phản ánh về quá trình xây dựng và phát triển kinh tế văn hoá đất nước.
Đối với từng phông lưu trữ cụ thể:
Tài liệu có giá trị cao về nội dung là những tài liệu về tổ
chức bộ máy của cơ quan; tài liệu phản ánh quá trình và kết quả thực hiện chức
năng, nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị hình thành phông. Những tài liệu phản ánh các
hoạt động có tính chất phục vụ hoạt động của cơ quan như tài liệu về quản trị,
tài vụ thường được bảo quản lâu dài hoặc tạm thời; tài liệu nhân sự được bảo quản
lâu dài.
2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu
2.1. Khái niệm
Tác giả của tài liệu là cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản.
Trong thành phần tài liệu của một cơ quan gồm tài liệu của
nhiều tác giả, tài liệu của cơ quan chủ quản, của các cơ quan cấp trên gửi xuống;
tài liệu của các đơn vị trực thuộc, các cơ quan cấp dưới; tài liệu của các cá
nhân, các tổ chức xã hội gửi đến; tài liệu do chính cơ quan hình thành phông sản
sinh ra. Trong đó, tài liệu mà chính tác giả là cơ quan hình thành phông sản
sinh ra có giá trị cao nhất, sau đó mới đến tài liệu do các cơ quan khác gửi tới.
2.2. Vận dụng tiêu chuẩn tác giả của tài liệu vào thực tế xác định giá trị tài liệu
Vận dụng tiêu chuẩn này vào thực tiễn xác định giá trị tài
liệu phải xét đến vai trò của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu đó.
Đối với Phông Lưu trữ nhà nước:
Khi xác định giá trị tài liệu chú ý đến tài liệu của các tác
giả là các cơ quan đứng đầu trong hệ thống bộ máy nhà nước, hệ thống ngành như:
Chính phủ, các cơ quan thuộc Chính phủ, các bộ, ngành… Tài liệu hình thành
trong hoạt động của các cơ quan đứng đầu trong bộ máy nhà nước phản ánh các
quan điểm, chủ trương, chính sách của nhà nước về đường lối chung và các chủ
trương chính sách của từng ngành, từng lĩnh vực.
Đối với các phông lưu trữ độc lập:
Tài liệu có ý nghĩa quan trọng là tài liệu của chính cơ quan
đó sản sinh; tài liệu của các đơn vị chức năng đảm nhận chức năng nhiệm vụ chủ
yếu của cơ quan.
Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống chỉ đạo trực tiếp
cho chính cơ quan phải thi hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu thì có
giá trị cao. Tài liệu cơ quan cấp trên chỉ đạo chung cho nhiều cơ quan trong đó
có cơ quan hình thành phông phải thi hành có thể giữ lâu dài hoặc tạm thời tùy
thuộc vào nội dung tài liệu. Các văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến để biết,
không liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của cơ quan không đưa vào lưu trữ.
Tài liệu của các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc gửi
về báo cáo kết quả công tác, để xin ý kiến chỉ đạo, giải quyết công việc thường
được bảo quản lâu dài hoặc tạm thời.
Tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi để trao đổi
các vấn đề sự vụ không đưa vào lưu trữ.
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu có vai trò quan trọng khi xác định
giá trị tài liệu thuộc phông cá nhân. Đối với cá nhân nổi tiếng dù nội dung của
tài liệu có đơn giản, vẫn được giữ lại bảo quản cùng với phông tài liệu do hoạt
động của cá nhân đó hình thành nên.
3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông
Cơ quan hình thành phông là những cơ quan hoặc cá nhân mà
trong quá trình hoạt động của nó, phông lưu trữ được hình thành.
Vị trí, tầm quan trọng của các cơ quan trong bộ máy Nhà nước,
trong xã hội có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị tài liệu; ảnh hưởng
quyết định đến giá trị tài liệu và công tác thu thập tài liệu vào các lưu trữ lịch
sử.
Tài liệu của những cơ quan có vị trí quan trọng hàng đầu
trong bộ máy Nhà nước như: Quốc hội, Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan trực thuộc Chính phủ là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho Phông Lưu trữ Quốc
gia. Tài liệu của những cơ quan này được bảo quản ở các Trung tâm lưu trữ quốc
gia.
Tài liệu của các cơ quan hoạt động có ý nghĩa ở địa phương
nào sẽ được bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương đó (Trung tâm lưu trữ tỉnh
và kho lưu trữ huyện).
Tài liệu của các cơ quan không có vai trò vị trí quan trọng
trong hoạt động của bộ máy nhà nước ở trung ương hoặc địa phương thì được lựa
chọn giữ lại chủ yếu để nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông của chính cơ
quan hoặc để tham khảo.
Căn cứ tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông để lập bảng
kê những cơ quan thuộc nguồn nộp tài liệu vào các lưu trữ lịch sử và xác định
thành phần tài liệu từng cơ quan cần giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
4. Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong tài liệu
Sự trùng lặp thông
tin trong tài liệu là sự lặp lại nội dung thông tin của tài liệu này trong các
tài liệu khác.
Sự trùng lặp thông tin tài liệu có thể xảy ra
trong tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cùng một cơ quan, trong các cơ quan
thuộc một ngành, một hệ thống chủ quản, các cơ quan cùng hoạt động trong phạm
vi một địa bàn lãnh thổ.
Tài liệu
trùng lặp thông tin thường gồm hai loại: Tài liệu trùng lặp thông tin do nhân bản,
in sao, trích lục tài liệu để giải quyết công việc tạo nên các bản chính, bản
sao; tài liệu trùng lặp thông tin do tổng hợp thông tin từ những tài liệu đã có
để thành lập một tài liệu mới như các báo cáo sơ kết, tổng kết; các báo cáo thống
kê cơ sở, báo cáo thống kê tổng hợp…
Vận dụng tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong xác định
giá trị tài liệu:
Trong một phông lưu trữ nếu cùng một tài liệu mà có nhiều bản
chính lựa chọn bản sạch, rõ nhất, có tình trạng vật lý tốt nhất, hoặc bản có
bút phê của lãnh đạo để đưa vào bảo quản. Nếu tài liệu có nội dung quan trọng
thường được sử dụng thì giữ lại hai bản.
Cùng một tài liệu mà có bản chính, bản sao và các bản trích
sao thì giữ bản chính, loại bản sao. Những tài liệu có ý nghĩa chính trị, khoa
học, được sử dụng rộng rãi và lâu dài thì ngoài bản chính phải giữ thêm một hoặc
hai bản sao để phục vụ khai thác sử dụng.
Tài liệu không có bản chính thì giữ lại bản sao có giá trị
như bản chính.
Nếu giữa bản chính và bản sao hoặc giữa các bản sao có sự
sai lệch về thông tin thì cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó. Khi cần thiết
có thể giữ lại cả hai văn bản.
Nếu trong một phông có nhiều bản trùng của một tài liệu ở
các đơn vị tổ chức thì việc lựa chọn chúng sẽ căn cứ vào nội dung tài liệu và
chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức trong cơ quan mà quyết định giữ ở
đơn vị tổ chức nào. Thông thường tài liệu được giữ ở đơn vị, tổ chức chịu trách
nhiệm chính trong việc thực hiện nội dung văn bản, đơn vị soạn thảo ra văn bản
đó.
Tài liệu trùng trong nhiều phông khác nhau, phải căn cứ vào
nhu cầu sử dụng tài liệu của từng cơ quan để quyết định giữ ở phông lưu trữ của
cơ quan nào. Thông thường được giữ ở phông lưu trữ của cơ quan ban hành ra văn
bản và ở phông lưu trữ của cơ quan chịu trách nhiệm chính, trực tiếp giải quyết,
thực hiện nội dung văn bản.
Trường hợp tài liệu
trùng do tổng hợp thông tin từ những tài liệu đã có để hình thành tài liệu mới:
tài liệu bao hàm và bị bao hàm. Về
nguyên tắc những tài liệu có thông tin tổng hợp (bao hàm) được xác định giá trị
cao hơn, thời hạn bảo quản lâu hơn các tài liệu có thông tin bị tổng hợp (bị
bao hàm). Trường hợp tài liệu tổng hợp không bao hàm được đầy đủ nội dung tài
liệu bị tổng hợp thì phải xem xét cụ thể để lựa chọn tài liệu cho hợp lý. Ngoài
ra ở một số ngành báo cáo tổng hợp không phản ánh được những sắc thái riêng biệt
của các báo cáo chi tiết cần có các quy định cụ thể, phù hợp.
5. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu
5.1. Thời gian tài liệu
Thời gian tài liệu và thời gian mà nội dung tài liệu phản
ánh có thể trùng nhau
nhưng cũng có thể chênh lệch nhau. Nếu thời gian tài liệu và
thời gian mà nội dung tài liệu phản ánh trùng nhau hoặc không chênh lệch nhiều
thì chúng ta chỉ cần xét giá trị của chúng trên ý nghĩa thời gian được nói đến
trong nội dung tài liệu. Trong trường hợp có sự chênh lệch về thời gian tài liệu
và thời gian của sự kiện được phản ánh trong tài liệu thì những tài liệu có ngày tháng càng gần với thời
gian xảy ra sự kiện được phản ánh trong tài liệu thì càng có giá trị cao. Sự
chênh lệch về thời gian tài liệu và thời gian sự kiện thường xảy ra đối với các
bản dự thảo các văn kiện quan trọng có thời gian chuẩn bị kéo dài, qua nhiều bước,
nhiều lần dự thảo góp ý sửa đổi, hoàn thiện; các bản tường trình sự việc mà khi
sự việc xảy ra chưa có điều kiện để thành lập văn bản; các bản hồi ký…
Về thời gian của sự kiện, khi xác định giá trị tài liệu cần
chú ý đến những tài liệu phản ánh những giai đoạn lịch sử đặc biệt quan trọng
trong lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc, trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
của các địa phương.
Đối với lịch sử dân tộc,
những thời gian có ý nghĩa lịch sử đặc biệt quan trọng đó là thời kỳ Cách mạng
tháng Tám năm 1945, các giai đoạn điển hình của cuộc kháng chiến chống thực dân
Pháp và đế quốc Mỹ.
Đối với địa phương
thì đó là những thời kỳ thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng thể hiện
trong những nhiệm vụ cụ thể của từng địa phương: thành lập hợp tác xã nông nghiệp,
phục vụ các chiến dịch, chuyển đổi cơ cấu
tổ chức…
Đối với từng phông
lưu trữ thì đó là những tài liệu về các giai đoạn thành lập và giải thể (nếu
có) của cơ quan, thời kỳ biến đổi về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
thời kỳ cơ quan thực hiện những nhiệm vụ chính trị được giao đột xuất, thời
gian cơ quan đạt được những thành tích đặc biệt…
Ngoài ra khi vân dụng tiêu chuẩn thời gian hình thành tài liệu
cần chú ý đến mốc cấm tiêu hủy tài liệu ở nước ta. Theo Quyết định số 168/HĐBT
ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng, những tài liệu hình thành trước năm
1954 đều không được tiêu hủy bởi vì tài liệu giai đoạn từ 1954 trở về trước hiện
còn giữ lại rất ít.
5.2. Địa điểm tài liệu
Địa điểm sản
sinh tài liệu là nơi lập ra tài liệu.
Trong xác định giá trị tài liệu, những tài liệu liên quan đến
các địa điểm là nơi xảy ra những sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước hoặc
tài liệu phản ánh các sự kiện xảy ra ở những địa điểm là trung tâm kinh tế,
chính trị, văn hoá của đất nước hay của địa phương là những tài liệu được đánh
giá giá trị cao hơn so với những tài liệu phản ánh sự kiện xảy ra ở các địa
phương khác.
6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ
Mức độ đầy đủ và chất lượng tài liệu của phông lưu trữ có ảnh
hưởng đến nội dung và phương pháp xác định giá trị tài liệu.
Những phông lưu trữ có tài liệu đầy đủ có điều kiện để so
sánh đánh giá lựa chọn tài liệu giữ lại và loại những tài liệu hết giá trị. Những
phông tài liệu bị mất mát, thất lạc, hư hỏng, khối lượng tài liệu còn lại tương
đối ít thì những tài liệu có giá trị thấp được nâng thời hạn bảo quản để giữ lại
trong phông.
Tiêu chuẩn này có ý nghĩa thực tiễn trong xác định giá trị
tài liệu lưu trữ ở nước ta. Do điều kiện chiến tranh kéo dài, điều kiện thiên
nhiên khắc nghiệt, do thiếu phương tiện bảo quản, thiếu ý thức trách nhiệm
trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ nên nhiều phông tài liệu còn lại số lượng
tài liệu ít, vận dụng tiêu chuẩn mức độ đầy đủ và chất lượng tài liệu của phông
lưu trữ để có cơ sở nâng thời hạn bảo quản cho những tài liệu có giá trị thấp.
Nếu điều kiện cho phép có thể sưu tầm, bổ sung những tài liệu
cho phông lưu trữ bằng cách sao chụp hoặc lấy ra từ các phông khác, thông thường
là lấy ra từ các cơ quan chủ quản, hay các phông có liên quan.
7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện trên hai mặt: thể
thức văn bản và nội dung văn bản.
Về thể thức văn bản:
Tài liệu đưa vào lưu trữ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản
chính nghĩa là phải có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản do Nhà nước quy định,
đặc biệt hai yếu tố bắt buộc phải có là chữ ký của người có thẩm quyền và đóng
dấu của cơ quan ban hành văn bản. Những văn bản không có hai yếu tố bắt buộc
trên đều không có giá trị về pháp lý do đó không có giá trị sử dụng, không cần
đưa vào lưu trữ.
Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý chỉ áp dụng cho tài liệu được
nhà nước quy định về thể thức văn bản, đối với tài liệu của các phông cá nhân,
các báo cáo khoa học, tiêu chuẩn này không được chú trọng.
Về mặt nội dung: Tài liệu có giá trị pháp lý là những tài liệu
có nội dung không sai phạm về luật pháp của Nhà nước. Một số tài liệu hiệu lực
pháp lý được quy định ngay trong nội dung văn bản như các bản hợp đồng, hiệp định,
hiệp ước, các án văn … thì thời hạn bảo quản chúng phải dựa vào giá trị nội
dung văn bản và thời hạn có hiệu lực của văn bản. Thời hạn bảo quản của các hợp
đồng, hiệp định, hiệp ước… được tính từ năm sau năm văn bản hết hiệu lực thi
hành do đó thời hạn quy định về hiệu lực thi hành không phải là thời hạn bảo quản
của tài liệu.
Thời hạn bảo quản tài liệu sẽ được xác định căn cứ theo theo
các tiêu chuẩn khác như tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu, tiêu chuẩn tác giả
tài liệu...
8. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm bên ngoài của tài liệu
Tài liệu lưu trữ đươc hình thành do nhiều vật liệu và phương
pháp chế tác khác nhau: khắc trên gỗ, trên đá, trên đồng, viết trên lá, viết
trên lụa…
Ngôn ngữ tài liệu lưu trữ ở nước ta bao gồm chữ Hán, chữ
Nôm, chữ bằng tiếng nước ngoài và chữ của các dân tộc ít nguời. Ngoài giá trị về
nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu, giá trị tài liệu còn được thể hiện
qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và qua một số đặc điểm bên ngoài của tài liệu.
Những tài liệu được viết bằng ngôn ngữ cổ cần phải được xem xét với tư cách như
là di sản văn hoá độc đáo của dân tộc. Những tài liệu có nội dung đơn giản,
nhưng hình thức bề ngoài, vật liệu hình thành tài liệu phản ánh đặc điểm của một
thời kỳ lịch sử nhất định thì tài liệu vẫn được giữ lại để bảo quản.
Tóm lại, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cần được vận
dụng một cách tổng hợp và cần dựa trên cơ sở thực tế tài liệu ở từng thời kỳ, từng
thời gian và từng phông lưu trữ cụ thể để
lựa chọn tài liệu một cách khoa học, tránh máy móc, phiến diện.