I. TÁC DỤNG YÊU CẦU CỦA CÔNG CỤ TRA CƯU TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Khái niệm
Công cụ tra cứu tài
liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu trong các phòng kho lưu trữ nhằm
giới thiệu thành phần, nội dung và nơi bảo
quản tài liệu trong kho lưu trữ.
2. Tác dụng
Công cụ tra
cứu là phương tiện cần thiết trong các kho lưu trữ. Công cụ tra cứu giúp cho việc
tra tìm thông tin trong các tài liệu lưu trữ được dễ dàng, nhanh chóng.
Dựa vào
công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể xác định được thành phần, nội dung, ký
hiệu của tài liệu lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu trong phòng kho lưu trữ.
3. Yêu cầu
Trong các
lưu trữ có nhiều loại công cụ tra cứu khác nhau: mục lục hồ sơ, các bộ thẻ,
sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông, v.v… Mỗi
loại công cụ trên đều có tác dụng riêng, nhưng chúng bổ sung cho nhau,
quan hệ với nhau rất chặt chẽ. Để phát
huy tác dụng của công cụ tra cứu, cần đảm bảo bốn yêu cầu sau:
- Yêu cầu
quan trọng và chủ yếu nhất là phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ
để cung cấp thông tin cho người sử dụng.
- Mỗi loại
công cụ tra cứu phải xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. Yêu cầu này
nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Hiện nay đã tiêu
chuẩn hoá các loại hình công cụ tra cứu như mẫu thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ, mẫu
mục lục hồ sơ, v.v…
- Tra tìm
và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo các yêu cầu của độc giả. Đây là
một nguyện vọng chính đáng của độc giả để nâng cao hiệu quả công tác nghiên cứu,
tăng năng suất lao động. Yêu cầu này cần thể hiện rõ trong việc chỉ dẫn vị trí
của hồ sơ trong lưu trữ.
- Kết cấu của
các loại công cụ tra cứu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng. Công cụ tra cứu
tài liệu lưu trữ là một loại công cụ thông tin được nhiều đối tượng độc giả sử
dụng cho nên tránh cấu tạo rườm rà, khó hiểu, không phổ biến đối với mọi người.
Hiện nay các công cụ tra cứu phổ biến trong các lưu trữ là:
Mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra tìm tài liệu, sách hướng dẫn về phông và kho lưu
trữ.
II. CÁC LOẠI CÔNG CỤ TRA CỨU
II. CÁC LOẠI CÔNG CỤ TRA CỨU
1. Mục lục hồ sơ
Mục lục hồ
sơ được ban hnh theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngy 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nh
nước.
Khi niệm.
Mục lục hồ
sơ l bảng thống k cc hồ sơ, cố định trật tự cc hồ sơ theo phương n hệ thống hĩa
v phản nh thnh phần, nội dung cc hồ sơ trong một phông lưu trữ.
Tác dụng
Mục lục hồ sơ có tác dụng giới thiệu nội dung, thành phần
tài liệu của phông, cố định trật tự hệ thống hố hồ sơ trong phơng, xc định vị
trí của từng đơn vị bảo quản trong phông.
Các phong, kho lưu trữ có thể sử dụng mục lục hồ sơ làm công
cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu sử dụng. Mục lục hồ sơ thống kê
đến từng đơn vị bảo quản.
2. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu
a. Khái niệm và tác dụng của các bộ thẻ trong lưu trữ
Bộ thẻ lưu trữ là công cụ tra cứu các thông tin về tài liệu
dưới dạng các tấm thẻ dùng để giới thiệu nội dung của tài liệu, trong đó thông
tin tài liệu được mô tả lên các tấm thẻ và được phân loại theo ngành hoạt động
xã hội, kinh tế, khoa học, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa dư, tác giả và được
sắp xếp theo một khung phân loại thông tin tài liệu nhất định.
Các bộ thẻ
dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ. Mỗi bộ thẻ có thể
giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu của một phông lưu trữ, một số phông
lưu trữ, một kho lưu trữ hoặc toàn bộ tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt
Nam. Việc giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu trong các bộ thẻ không phụ
thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu, phương án phân loại tài liệu của từng
phông lưu trữ, ranh giới các phông. Với đặc điểm này các bộ thẻ có khả năng giới
thiệu cho người nghiên cứu nội dung tài liệu của nhiều phông hoặc toàn bộ kho
lưu trữ về từng chuyên đề, từng sự vật cụ thể. Ưu điểm này thể hiện tính ưu việt
của bộ thẻ so với mục lục hồ sơ và các loại công cụ tra cứu khoa học khác. Các
bộ thẻ giải đáp nhanh chóng những câu hỏi, những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về
nội dung tài liệu lưu trữ như: trong kho có những loại tài liệu gì? Thuộc chủ đề
nào?...
Các bộ thẻ
còn dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ bảo quản trong kho lưu trữ. Trên thẻ chỉ rõ số tra tìm
của hồ sơ (phông số, số mục lục, số hồ sơ, tờ số). Nhờ vậy bộ thẻ giúp độc giả
tìm tài liệu một cách nhanh chóng theo những sở thích, yêu cầu khác nhau về tài
liệu như nội dung tài liệu, tác giả, thời gian, địa dư…
Vì những ưu
điểm đó nên bộ thẻ là một phương tiện không thể thiếu trong các kho lưu trữ.
Căn cứ vào
các đặc điểm tra tìm tài liệu của độc giả và các đặc trưng phân
loại thông tin lưu trữ có thể thành lập các bộ thẻ như bộ thẻ
hộ thống, bộ thẻ sự vật – chuyên đề, bộ thẻ sự vật, bộ thẻ tác giả.
Căn cứ để phân biệt bộ thẻ này với bộ thẻ khác là đặc điểm
phân loại các thông tin trong thẻ. Xây dựng khung phân loại thông tin (phương
án phân loại thông tin) của thẻ là một công việc quan trọng và phải làm đầu
tiên khi tiến hành làm thẻ trong lưu trữ.
b. Các loại bộ thẻ và khung phân loại thông tin của chúng
- Bộ thẻ hệ thống: Là bộ thẻ dùng để tra tìm nội dung tài liệu
lưu trữ trong đó các thông tin về tài liệu được phân loại theo đặc trưng ngành
hoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, khoa học.
Bộ thẻ hệ thống có khả năng giới thiệu nội dung tài liệu
không chỉ trong phạm vi một phông lưu trữ mà tất cả tài liệu trong một trung
tâm lưu trữ quốc gia, một kho lưu trữ hay toàn bộ phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam.
Nếu bộ thẻ hệ thống áp dụng cho việc giới thiệu nội dung tài
liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam thì khung phân loại thông tin và hệ thống
ký hiệu phải thống nhất giữa các trung tâm lưu trữ quốc gia và các lưu trữ cơ
quan trong cả nước.
Ở nước ta, trước Cách mạng tháng 8/1945, Pôn-Bu-đê, Giám đốc
Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương đã xây dựng bộ thẻ hệ thống giới thiệu nội dung tài liệu các kho lưu trữ ở
Đông Dương. Khung phân loại của bộ thẻ này hiện nay chúng ta vẫn áp dụng để giới
thiệu nội dung tài liệu của kho lưu trữ thời kỳ trước Cách mạng tháng 8/1945.
Theo khung phân loại tài liệu lưu trữ Đông Dương thông tin
tài liệu được phân chia thành 25 phần theo các hoạt động xã hội. Mỗi phần được
ký hiệu bằng một chữ cái.