I. MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA
Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích nắm được số
lượng, trạng thái thực tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những
sai sót trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và có biện
pháp khắc phục kịp thời những sai sót đã xảy ra.
II. CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA
1. Chế độ kiểm tra
Công tác kiểm tra được tiến hành theo chế độ kiểm tra định kỳ
và kiểm tra đột xuất.
Kiểm tra định kỳ: Là việc kiểm tra được tiến hành thường
xuyên theo kỳ hạn đã định trước: mỗi năm
một lần hay vài năm một lần.
Kiểm tra đột xuất: Là việc kiểm tra được tiến hành bất thường
trong các trường hợp:
Tài liệu bị thiên tai, địch hoạ tàn phá.
Nghi ngờ tài liệu bị đánh cắp, kho, hòm, tủ bị đục khoét hay
bị bẻ khoá.
Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do điều kiện bảo quản không tốt.
Sau mỗi lần di chuyển tài liệu.
Khi thay đổi người phụ trách, quản lý kho lưu trữ.
Nội dung cụ thể của việc kiểm tra do Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước quy định cụ thể bằng văn bản.
2. Phương pháp kiểm tra
Trước khi tiến hành kiểm tra phải xác định rõ mục đích, yêu
cầu chủ yếu của mỗi đợt kiểm tra; phải nắm được tình hình tài liệu trước khi kiểm
tra và đặt trọng tâm kiểm tra vấn đề gì là chủ yếu.
Phương pháp kiểm tra thường được áp dụng là:
- Đối chiếu số lượng và tình hình tài liệu đã ghi trong sổ
sách thống kê với tình hình tài liệu thực có trong phòng, kho lưu trữ.
- Ghi lại những vấn đề đã phát hiện được trong khi đối chiếu,
xem xét vào sổ sách kiểm tra.
- Lập biên bản kiểm tra, cần ghi rõ:
Kết quả kiểm tra (thiếu bao nhiêu, sai ở khâu nào …).
Ý kiến của người kiểm tra.
Biện pháp đề nghị thực hiện sau khi kiểm tra.
Công tác kiểm tra có thể tiến hành đối với từng phông hoặc một
phần tài liệu của phòng, kho lưu trữ.
III. NHỮNG BIỆN PHÁP CẦN THỰC HIỆN SAU KHI TIẾN HÀNH CÔNG TÁC KIỂM TRA
Sau khi tiến hành công tác kiểm tra các phòng, kho lưu trữ
phải tích cực thực hiện các biện pháp cụ thể để khắc phục những sai sót như:
Tìm tài liệu bị mất.
Bổ sung những tài liệu còn thiếu.
Đòi tài liệu cho mượn quá hạn.
Phục chế tài liệu hư hỏng.
Sửa lại kho tàng.
Tăng cường thiết bị bảo quản…..
Đối với những tài liệu bị mất không thể tìm thấy và những
tài liệu bị hư hỏng không thể phục chế được thì phải lập biên bản và tiến hành
xoá bỏ trong sổ sách thống kê.