PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHONG LƯU TRỮ
QUỐC GIA VIỆT NAM
1. Phong lưu trữ quốc gia Việt Nam
Theo Luật số 01/2011/QH13 tại Điều 2 quy
định
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu
trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá
nhân.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước
Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính
trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là
toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ
chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính
trị - xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng
và của các tổ chức chính trị - xã hội.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu
và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.
Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm
các phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản này.
2. Phaân loaïi taøi lieäu
Phaân loaïi taøi lieäu löu tröõ laø caên cöù vaøo nhöõng
ñaëc tröng phoå bieán cuûa taøi lieäu ñeå phaân chia chuùng ra caùc khoái, caùc
nhoùm hoaëc caùc ñôn vò chi tieát lôùn nhoû khaùc nhau nhaèm muïc ñích quaûn
lyù toát vaø söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ.
Phaân loaïi taøi lieäu Phoâng Löu tröõ Quoác gia Vieät
Nam bao goàm: Toå chöùc khoa hoïc taøi lieäu Phoâøng Löu tröõ Quoác gia Vieät
Nam thaønh maïng löôùi kho löu tröõ; phaân loaïi taøi lieäu trong phaïm vi
töøng kho löu tröõ vaø phaân loaïi taøi lieäu trong töøng phoâøng löu tröõ.
3. Phaân loaïi taøi lieäu trong kho löu tröõ
Phaân loaïi taøi lieäu trong kho löu tröõ nhaèm toå chöùc khoa hoïc taøi
lieäu trong töøng kho löu tröõ. Taøi lieäu trong kho löu tröõ ñöôïc toå chöùc
quaûn lyù theo töøng phoâng löu tröõ
A. Phaân loaïi caùc phoâng trong kho löu tröõ
Tuøy theo tính chaát, thaåm quyeàn quaûn lyù taøi lieäu
vaø noäi dung taøi lieäu cuûa töøng kho
löu tröõ maø ñaët yeâu caàu phaân loaïi khaùc nhau.
Ñoái vôùi kho löu tröõ coù nhieàu phoâng löu tröõ thì
phaûi xaùc ñònh giôùi haïn cuûa töøng phoâng löu tröõ. Xaùc ñònh giôùi haïn cuûa
töøng phoâng löu tröõ laø xaùc ñònh thaønh phaàn taøi lieäu vaø giôùi haïn
thôøi gian taøi lieäu cuûa caùc phoâng löu tröõ cuï theå. Xaùc ñònh ñuùng
thaønh phaàn taøi lieäu cuûa phoâng seõ ñaûm baûo söï toaøn veïn cuûa taøi
lieäu trong töøng phoâng löu tröõ. Xaùc ñònh giôùi haïn cuûa phoâng löu tröõ
lieân quan chaët cheõ vôùi vieäc nghieân cöùu quaù trình lòch söû toå chöùc vaø
hoaït ñoäng cuûa ñôn vò hình thaønh phoâng. Ñeå xaùc ñònh thaønh phaàn taøi
lieäu cuûa töøng phoâng löu tröõ phaûi caên cöù vaøo chöùc naêng, nhieäm vuï,
quyeàn haïn cuûa cô quan hình thaønh phoâng.
Xaùc ñònh giôùi haïn thôøi gian taøi lieäu cuûa phoâng
löu tröõ phaûi caên cöù vaøo thôøi gian baét ñaàu vaø thôøi gian keát thuùc
hoaït ñoäng cuûa ñôn vò hình thaønh phoâng. Nhìn chung, thôøi gian cô quan
ñöôïc thaønh laäp, ñi vaøo hoaït ñoäng cuõng laø thôøi gian baét ñaàu hình
thaønh taøi lieäu cuûa phoâng löu tröõ cô quan ñoù. Khi cô quan bò saùt nhaäp,
giaûi theå, ngöøng hoaït ñoäng laø thôøi ñieåm keát thuùc vieäc hình thaønh
taøi lieäu cuûa phoâng. Thôøi gianï baét ñaàu vaø keát thuùc hoaït ñoäng cuûa
moät cô quan thöôøng ñöôïc xaùc ñònh baèng vaên baûn quy phaïm phaùp luaät nhö
nghò ñònh, quyeát ñònh veà vieäc thaønh laäp hoaëc giaûi theå cô quan.
Giôùi haïn cuûa phoâng löu tröõ coù theå bò aûnh höôûng
cuûa caùc yeáu toá sau:
-Thay ñoåi veà
cheá ñoä chính trò.
- Thay ñoåi ñòa
giôùi haønh chính
-Thay ñoåi veà
nhieäm vuï, quyeàn haïn, cô caáu toå chöùc cuûa cô quan.
Toùm laïi, vieäc xaùc ñònh giôùi haïn cuûa phoâng löu
tröõ phuï thuoäc vaøo nhieàu yeáu toá khaùc nhau. Khi phaân chia taøi lieäu veà
töøng phoâng löu tröõ phaûi thaän troïng ñeå khoâng laøm laãn loän taøi lieäu
cuûa caùc phoâng.
B. Nguyeân taéc phaân loaïi taøi lieäu
Khi phaân loaïi taøi lieäu trong kho löu tröõ phaûi ñaûm
baûo nguyeân taéc khoâng phaân taùn phoâng löu tröõ. Nguyeân taéc naøy ñoøi
hoûi hai yeâu caàu sau ñaây:
Thöù nhaát, taøi lieäu cuûa cuûa phoâng löu tröõ phaûi
ñöôïc baûo quaûn trong moät kho löu tröõ nhaát ñònh, khoâng ñöôïc phaân taùn
baûo quaûn ôû nhieàu kho löu tröõ khaùc nhau. Taøi lieäu cuûa moät phoâng löu
tröõ laø taám göông phaûn aùnh trung thöïc quaù trình hình thaønh, tình hình
hoaït ñoäng, cô caáu toå chöùc, chöùc naêng nhieäm vuï cuûa cô quan, ñôn vò
hình thaønh neân phoâng löu tröõ ñoù. Chính vì vaäy, taøi lieäu trong phoâng
voán saün coù moái lieân heä khaêng khít vôùi nhau vaø taïo thaønh moät khoái
thoáng nhaát trong toaøn phoâng. Vieäc ñeå taøi lieäu ôû nhieàu kho löu tröõ
khaùc nhau seõ phaù vôõ moái lieân keát cuûa taøi lieäu trong phoâng gaây khoù
khaên cho coâng taùc quaûn lyù, xaùc ñònh giaù trò, thoáng keâ, baûo quaûn taøi
lieäu. Taøi lieäu khi phaân taùn ôû nhieàu kho löu tröõ deã xaûy ra tình traïng
maát maùt, thaát laïc; nhöõng taøi lieäu coøn thieáu chöa thu thaäp veà kho löu
tröõ cuõng khoâng ñöôïc phaùt hieän kòp thôøi gaây toån haïi cho taøi lieäu.
Ñaëc bieät khi taøi lieäu bò phaân taùn ôû nhieàu kho löu tröõ khaùc nhau seõ
raát khoù khaên cho vieäc nghieân cöùu söû duïng.
Thöù hai, trong moät kho löu tröõ coù nhieàu phoâng, taøi
lieäu cuûa moãi phoâøng caàn ñöôïc saép xeáp khoa hoïc, lieân tuïc ôû cuøng
moät vò trí nhaát ñònh, phaûi xaùc ñònh ñuùng thaønh phaàn taøi lieäu cuûa moãi
phoâng, khoâng ñeå laãn taøi lieäu cuûa caùc phoâng; khoâng ñeå xen keõ taøi
lieäu cuûa phoâng naøy vôùi phoâng khaùc.
Nhö vaäy, thöïc hieän nguyeân taéc khoâng phaân taùn phoâng
löu tröõ, ñaûm baûo cho caùc hoaït ñoäng nghieäp vuï toå chöùc quaûn lyù taøi
lieäu löu tröõ nhö xaùc ñònh giaù trò, phaân loaïi heä thoáng hoaù, thoáng keâ,
baûo quaûn, quaûn lyù vaø tra tìm phuïc vuï nghieân cöùu söû duïng taøi lieäu
ñöôïc thöïc hieän thuaän lôïi, khoa hoïc. Taøi lieäu cuûa phoâng löu tröõ phaûn
aùnh trung thöïc, chính xaùc quaù trình hoaït ñoäng cuûa cô quan.
C. Phaân loaïi taøi lieäu trong töøng phoâng löu tröõ
Phaân loaïi taøi lieäu trong caùc phoâng löu tröõ laø
caên cöù vaøo thöïc teá hieän coù cuûa taøi lieäu trong töøng phoâng löu tröõ
ñeå phaân loaïi taøi lieäu theo moät phöông aùn khoa hoïc nhaèm thoáng keâ,
quaûn lyù vaø tra tìm taøi lieäu phuïc vuï nghieân cöùu söû duïng.
C.1. Phaân loaïi taøi lieäu trong caùc phoâng löu
tröõ cô quan
C.2. Choïn vaø xaây döïng phöông aùn
- Choïn phöông
aùn.
+ Phöông aùn “thôøi gian - cô caáùu
toå chöùc”:
+ Phöông aùn “cô caáu toå chöùc -
thôøi gian”:
+ Phöông aùn “thôøi gian - maët hoaït
ñoäng”.
+ Phöông aùn “maët hoaït ñoäng - thôøi
gian”.
-
Xaây döïng phöông aùn.
C.3. Tieán haønh phaân loaïi taøi lieäu theo phöông
aùn
C.4. Laäp hoà sô, heä thoáng hoùa hoà sô, laäp
muïc luïc hoà sô
-----------------------------***---------------------------------------
Phaân loaïi taøi lieäu phoâng löu tröõ caù nhaân vaø caùc söu taäp löu tröõ
a. Phaân loaïi
taøi lieäu phoâng löu tröõ caù nhaân
b. Phaân loaïi caùc söu taäp löu tröõ.
Toùm laïi, phaân loaïi taøi lieäu laø moät coâng vieäc
baét buoäc phaûi tieán haønh ñeå toå chöùc khoa hoïc taøi lieäu löu tröõ. Trong
quaù trình phaân loaïi taøi lieäu phaûi keát hôïp vôùi vieäc thu thaäp taøi
lieäu, xaùc ñònh giaù trò taøi lieäu, laäp coâng cuï thoáng keâ… ñeå thuaän
lôïi cho vieäc tra tìm taøi lieäu nghieân cöùu söû duïng. Maët khaùc, neáu
khoâng keát hôïp phaân loaïi taøi lieäu vôùi caùc khaâu nghieäp vuï khaùc thì
coâng taùc phaân loaïi cuõng khoù hoaøn chænh, thaäm chí khoâng ñaït keát quaû.
N.A.Tuấn