1. Các giai đoạn chủ yếu của công tác xác định giá trị tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu được thực hiện thường
xuyên trong quá trình hình thành và quản lý tài liệu, được tiến hành ở cả ba
giai đoạn: trong công tác văn thư hiện
hành, trong lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
1.1. Xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư hiện hành
Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư hiện hành
được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ, lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ và dự
kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình lập danh mục hồ sơ cần nghiên cứu và dự kiến
thời hạn bảo quản cho các hồ sơ được dự kiến trong danh mục.
Khi lập hồ sơ công việc, người lập hồ sơ phải lựa chọn tài
liệu đưa vào từng hồ sơ. Khi công việc đã kết thúc, tài liệu của mỗi sự việc được
sắp xếp vào từng bìa hồ sơ, người lập hồ sơ tiến hành kiểm tra tài liệu trong hồ
sơ, bổ sung các văn bản còn thiếu, loại ra những giấy tờ không có giá trị, tài
liệu trùng thừa, tư liệu tham khảo; xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Khi hồ sơ đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành, các
cán bộ, nhân viên có hồ sơ giao nộp phải tiến hành kiểm tra tài liệu trong các
hồ sơ, thống kê hồ sơ vào mục lục tài liệu nộp lưu để tiến hành giao nộp vào
lưu trữ.
Việc xác định giá trị tài liệu trong công tác văn thư chiếm
vị trí quan trọng, tạo điều kiện, tiền đề cho các giai đoạn xác định giá trị
tài liệu về sau.
1.2. Xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành
Công tác xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này có thể tiến
hành một cách độc lập nhưng cũng có thể kết hợp với công tác thu thập, thống
kê, bảo quản và đặc biệt là trong quá trình chỉnh lý tài liệu giấy.
Trong quá trình bổ sung thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện
hành phải kết hợp kiểm tra giá trị các hồ sơ giao nộp, loại những tài liệu
trùng thừa, các hồ sơ trùng thừa giữa các đơn vị tổ chức. Trong quá trình thực
hiện các nội dung nghiệp vụ thống kê, bảo quản, phát hiện những tài liệu xác định
giá trị chưa chính xác cần điều chỉnh, tài liệu bị hư hỏng không thể phục chế
được phải loại khỏi phông lưu trữ.
Những phông
tài liệu thu thập về kho lưu trữ trong tình trạng bó gói, lẫn lộn, chưa lập hồ
sơ, việc xác định giá trị tài liệu được
thực hiện kết hợp trong chỉnh lý.
Xác định giá trị tài liệu kết hợp trong chỉnh lý được thực
hiện ở cả ba giai đoạn của quá trình chỉnh lý.
Ở giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý:
Trong quá trình thu thập tài liệu để chỉnh lý, lựa chọn tài
liệu có giá trị, tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình
thành phông, loại ra tài liệu trùng thừa hàng loạt, tài liệu hư hỏng rách nát
không phục chế được.
Ở giai đoạn
trực tiếp chỉnh lý:
Việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện kết hợp qua
các bước phân loại – hệ thống hóa tài liệu.
Khi phân chia tài liệu
ở bước 1: kết hợp loại tài liệu trùng thừa hàng loạt, các giấy tờ, biểu mẫu
chưa dùng, tài liệu rách nát, hư hỏng không phục chế được, tư liệu tham khảo.
Khi phân chia tài liệu ở bước 2: đọc kỹ nội dung văn bản chọn
giữ lại những tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan, loại ra những tài liệu hết
giá trị, không có giá trị, tài liệu khác phông.
Khi lập và hoàn chỉnh hồ sơ, tiếp tục loại những tài liệu như ở bước 1, bước 2 còn sót lại,
sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo một trật tự khoa học. Xác định và ghi thời hạn
bảo quản cho từng hồ sơ.
Khi hệ thống hóa hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ theo từng dạng thời
hạn bảo quản; sắp xếp thứ tự các hồ sơ trong từng nhóm nhỏ, xếp thứ tự các nhóm
nhỏ trong từng nhóm vừa, sắp xếp thứ tự các nhóm vừa trong từng nhóm lớn, sắp xếp
thứ tự các nhóm lớn để thành hệ thống toàn phông; lập mục lục hồ sơ, thống kê hồ
sơ vào mục lục.
Giai đoạn tổng kết chỉnh lý: tổng hợp số lượng tài liệu giữ
lại, số lượng tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý và đề xuất biện pháp xử
lý tài liệu loại.
Xác định giá trị tài liệu độc lập tại lưu trữ hiện hành là
công việc thường xuyên, nhằm kiểm tra giá trị các hồ sơ, xác định những hồ sơ
đã hết hạn bảo quản, lập danh mục trình Hội đồng xác định giá trị xem xét quyết
định tiêu hủy hoặc gia hạn bảo quản; Kiểm tra giá trị các hồ sơ đã đến thời hạn
giao nộp, lựa chọn để chuyển giao những tài liệu có ý nghĩa lịch sử vào lưu trữ
lịch sử.
1.3. Xác định giá trị tài liệu trong các lưu trữ lịch sử (lưu trữ cố định)
Nhiệm vụ chủ yếu của giai đoạn này là kiểm tra và lựa chọn
những hồ sơ tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan thông qua nguồn nộp lưu theo quy định
của Nhà nước. Tại đây, các hồ sơ sẽ được xem xét giá trị lần cuối cùng và được
quyết định bảo quản cố định. Tài liệu trùng lặp thông tin giữa các phông, tài
liệu lựa chọn không chính xác ở giai đoạn trước, tài liệu đã thực sự hết giá trị
sẽ được kiểm tra lần cuối để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu của
lưu trữ lịch sử.
Xác định giá trị tài liệu ở các kho lưu trữ lịch sử phải được
tiến hành đồng thời với công tác thu thập, thống kê, kiểm tra tài liệu lưu trữ.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
2.1. Khái niệm
Hội đồng xác định giá trị tài liệu là tổ chức tư vấn ở các
cơ quan, được thành lập bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác định
giá trị tài liệu. Nhiệm vụ của hội đồng là nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ
quan, tổ chức về việc quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh
mục tài liệu hết giá trị; làm cho việc
xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách khách quan, chính xác và đúng
quy định của Nhà nước.
2.2. Tổ chức và hoạt động của Hội đồng
Hội đồng
xác định giá trị tài liệu gồm những người hiểu biết về giá trị thực tiễn, giá
trị lịch sử của tài liệu, hiểu rõ những tài liệu cần giữ lại tra cứu cho hiện tại
và tương lai. Phương thức làm việc của Hội đồng: từng thành viên Hội đồng xem
xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; danh mục tài liệu hết giá trị; kiểm
tra đối chiếu thực tế tài liệu. Sau khi kiểm tra xem xét, Hội đồng thảo luận tập
thể và biểu quyết theo đa số, thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan,
tổ chức quyết định.
Hội đồng
xác định giá trị tài liệu sau khi hoàn thành nhiệm vụ được thủ trưởng cơ quan
giao thì giải thể.
2.3. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức ở Trung ương; Chánh văn
phòng UBND cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan tổ
chức khác làm Chủ tịch Hội đồng;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu làm ủy viên.
- Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức làm ủy viên.
3. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy
Cục Văn thư lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu của các trung
tâm lưu trữ quốc gia và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào các trung tâm lưu trữ quốc gia;
Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu của lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện
và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh;
Lưu trữ huyện thẩm
tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
huyện và của xã;
Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu
của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
4. Phương pháp xử lý tài liệu hết giá trị
Sau khi đã tiến hành xác định giá trị
lựa chọn được những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử bổ sung
vào lưu trữ, những tài liệu hết giá trị,
không cần bảo quản, cần loại ra để tiêu hủy.
Việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân sách cho nhà nước,
giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản, và tạo điều kiện cho việc bảo quản
tốt và khai thác sử dụng có hiệu quả những tài liệu có giá trị.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định
của Nhà nước, phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt các quy định của lưu trữ quốc
gia. Những tài liệu loại ra để tiêu hủy phải được phân loại theo thời gian, đơn
vị tổ chức hoặc theo mặt hoạt động của đơn vị hình thành phông và được thống kê
vào danh mục tài liệu loại.
Cấu tạo bản danh mục tài liệu loại gồm các cột mục sau:
- Bó số;
- Tập số;
- Tên nhóm tài liệu - Nội dung;
- Lý do loại;
- Ghi chú.
Danh mục
tài liệu loại được các thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan
xem xét, kiểm tra cụ thể. Những tài liệu nào mà thành viên Hội đồng xác định
giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì phải kiểm tra thực tế tài
liệu.
Danh mục tài liệu loại cùng với biên bản họp hội đồng xác định
giá trị tài liệu được trình lên thủ trưởng cơ quan. Thủ trưởng cơ quan kiểm tra
xem xét và gửi cho cơ quan quản lý lưu trữ trên để thẩm định. Sau khi nhận được
ý kiến thẩm định bằng văn bản, thủ trưởng cơ quan ra quyết định tiêu hủy tài liệu
hết giá trị.
Khi tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị thì phải tiêu hủy
hết thông tin tài liệu. Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành biên bản có
xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và của cơ quan, tổ chức có tài liệu.
Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có
tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị
tiêu hủy.
Tóm lại, công tác xác định giá trị tài liệu là một công việc
khó khăn và phức tạp, liên quan đến số phận của tài liệu lưu trữ - di sản văn
hoá của dân tộc. Muốn xác định giá trị tài liệu đúng cần phải nghiên cứu và nắm
vững thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông, tình hình
tài liệu của cơ quan đó. Mặt khác, phải nắm vững và vận dụng một cách đúng đắn
các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.