I. KHÁI NIỆM, YÊU CẦU, NỘI DUNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
1. Khái niệm
Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, cá nhân do nhu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, tổ
chức, cá nhân. Trong toàn bộ khối tài liệu đó có những tài liệu sau khi giải
quyết xong công việc không cần thiết phải giữ lại, nhưng cũng có rất nhiều tài
liệu cần được đưa vào lưu trữ để tiếp tục
nghiên cứu sử dụng. Trong số những tài liệu giữ lại có những tài liệu chỉ có
giá trị phục vụ nhu cầu giải quyết công việc thực tiễn của cơ quan, có những
tài liệu ngoài giá trị thực tiễn còn có giá trị nghiên cứu lịch sử. Việc lựa chọn
tài liệu để lưu trữ hay loại ra để tiêu hủy chính là xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là một yêu cầu khách quan, do tài
liệu sản sinh với khối lượng ngày càng nhiều ở các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Khả
năng xây dựng kho tàng, điều kiện bảo quản đặt ra yêu cầu đối với công tác lưu
trữ là tài liệu giữ lại ít nhưng lượng thông tin cao. Yêu cầu này cũng tác động
trực tiếp đến việc tra tìm lựa chọn, cung cấp thông tin tài liệu phục vụ nghiên
cứu sử dụng.
Việc xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu đưa vào bảo
quản trong lưu trữ hoặc loại để tiêu hủy phải có căn cứ khoa học dựa trên các
nguyên tắc và tiêu chuẩn cụ thể nhằm bảo
đảm sự chính xác, khách quan và thống nhất.
Như vậy, xác định giá trị tài liệu là quá trình nghiên cứu
và vận dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những
tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong các lưu trữ, quy định thời hạn bảo
quản cho các hồ sơ, tài liệu đó đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
2. Yêu cầu và nội dung của công tác xác định giá trị tài liệu
2.1. Yêu cầu
Kết quả
công tác xác định giá trị tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội
dung, thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia, do vậy công tác xác định
giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng.
Việc xác định
giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất đi những tài liệu có
giá trị đồng thời
không loại được những tài liệu hết giá trị.
Để thực hiện
được các yêu cầu của công tác xác định giá trị
tài liệu phải căn cứ vào lý luận đồng thời phải nghiên cứu tỉ mỉ thực tế tài liệu hiện
có của mỗi phông lưu trữ.
2.2. Nội dung
Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu bao gồm các công
việc cụ thể sau:
- Nghiên cứu để nắm vững nội dung các nguyên tắc, phương
pháp cũng như các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu.
- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác xác định
giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư hiện hành, tại lưu trữ hiện hành và tại
lưu trữ lịch sử.
- Xác định thời hạn bảo quản cho mỗi loại tài liệu hình
thành trong hoạt động của các cơ quan.
- Lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào các lưu trữ hiện
hành, lưu trữ lịch sử để bảo quản.
- Tổ chức kiểm tra, tiêu huỷ những tài liệu hết giá trị.