Hủy Tài Liệu Đúng Luật

I. KHÁI NIỆM, YÊU CẦU, NỘI DUNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1. Khái niệm Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân do nhu cầu giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trong toàn bộ khối tài liệu đó có những tài liệu sau khi giải quyết xong công việc không cần thiết phải giữ lại, nhưng cũng có rất nhiều tài liệu cần được đưa vào lưu trữ   để tiếp tục nghiên cứu sử dụng. Trong số những tài liệu giữ lại có những tài liệu chỉ có giá trị phục vụ nhu cầu giải quyết công việc thực tiễn của cơ quan, có những tài liệu ngoài giá trị thực tiễn còn có giá trị nghiên cứu lịch sử. Việc lựa chọn tài liệu để lưu trữ hay loại ra để tiêu hủy chính là xác định giá trị tài liệu. Xác định giá trị tài liệu là một yêu cầu khách quan, do tài liệu sản sinh với khối lượng ngày càng nhiều ở các cơ quan, đơn vị, cá nhân. Khả năng xây dựng kho tàng, điều kiện bảo quản đặt ra yêu cầu đối với công tác lưu trữ là tài liệu giữ lại ít nhưng lượ...

I. MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích nắm được số lượng, trạng thái thực tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sót trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và có biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót đã xảy ra. II. CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 1. Chế độ kiểm tra Công tác kiểm tra được tiến hành theo chế độ kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất. Kiểm tra định kỳ: Là việc kiểm tra được tiến hành thường xuyên theo kỳ hạn đã định trước: mỗi   năm một lần hay vài năm một lần. Kiểm tra đột xuất: Là việc kiểm tra được tiến hành bất thường trong các trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch hoạ tàn phá. Nghi ngờ tài liệu bị đánh cắp, kho, hòm, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khoá. Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do điều kiện bảo quản không tốt. Sau mỗi lần di chuyển tài liệu. Khi thay đổi người phụ trách, quản lý kho lưu trữ. Nội dung cụ thể của việc kiểm tra do Cục Văn thư và ...

I. CÁC LOẠI   SỔ   SÁCH THỐNG KÊ Các loại sổ sách thống kê trong lưu trữ gồm: 1. Sổ nhập tài liệu lưu trữ (Mẫu số 1)             Sổ nhập tài liệu lưu trữ được ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước. - Khái niệm. Sổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu   vào   các   phòng, kho lưu   trữ. - Tác dụng. + Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho các lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các phông tài liệu có trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ. + Các số liệu thống kê trong sổ nhập giúp cho các lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp. - Cấu tạo. + Tờ bìa: Được lập trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) 2. Mục lục hồ sơ...

I. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ 1. Khái niệm Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp nghiệp vụ, các biểu mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ.             Thông qua số liệu thống kê, các phòng, kho lưu trữ nắm được số lượng, tình hình tài liệu để tổ chức, quản lý chặt chẽ; đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ.             Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước. 2. Nguyên tắc.             - Công tác thống kê...

 I. TÁC DỤNG YÊU CẦU CỦA CÔNG CỤ TRA CƯU TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm   Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu trong các phòng kho lưu trữ nhằm giới thiệu   thành phần, nội dung và nơi bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ. 2. Tác dụng             Công cụ tra cứu là phương tiện cần thiết trong các kho lưu trữ. Công cụ tra cứu giúp cho việc tra tìm thông tin trong các tài liệu lưu trữ được dễ dàng, nhanh chóng.             Dựa vào công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể xác định được thành phần, nội dung, ký hiệu của tài liệu lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tài liệu trong phòng kho lưu trữ. 3. Yêu cầu             Trong các lưu trữ có nhiều loại công cụ tra cứu khác nhau: mục lục hồ sơ, các bộ thẻ, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông, v.v… Mỗi   loại công cụ trên đ...